И так не нравится, и сяк не нравится.
На данный момент в "личных сообщениях" всё вполне доходчиво написано - лимит сообщений, количество сообщений в ящике, % сообщений и т.п. Вполне всё должно быть понятно. Если у кого-то возникают с этим проблемы, то это не в форуме загвоздка.
Так что система работает "классическим" образом - само ничего не удаляется, пользователь сам следит за состоянием своего ящика.
Администрация форума не имеет доступа к личным сообщениям, соответственно не может почистить ничей ящик, как и оповестить какого-то из пользователей. Единственное, чем можем помочь - это сказать e-mail нужного пользователя, если он (e-mail) скрыт.
Что в принципе может быть изменено - это лимит сообщений для групп пользователей, если многим уж совсем не будет хватать и много жалоб будет.